1. องค์ประกอบที่ควรมีในหนังสือ
- ชื่อผู้ให้เช่าและผู้เช่า ให้ตรงกับสัญญา
- ทรัพย์ที่ให้เช่า ระบุให้ระบุตัวได้ เช่น เลขห้องและที่อยู่
- เลขที่และวันที่ของสัญญาเช่า หากมี
- ยอดค้างแยกเป็นงวด พร้อมวันครบกำหนดของแต่ละงวด
- ค่าอื่นที่เรียกร้อง เช่น ค่าน้ำค่าไฟ แยกจากค่าเช่าให้ชัด
- กำหนดเวลาให้ชำระ ระบุเป็นวันที่ชัดเจน ไม่ใช่ “โดยเร็ว”
- ช่องทางการชำระและข้อมูลที่ผู้เช่าต้องใช้
- ผลที่จะเกิดหากไม่ชำระภายในกำหนด เขียนตามที่สัญญาและกฎหมายเปิดช่อง ไม่เขียนเกินกว่านั้น
- วันที่ออกหนังสือและผู้ลงนาม
ระบุสิ่งที่ตรวจสอบได้จากสัญญาและหลักฐาน หลีกเลี่ยงการระบุผลทางกฎหมายที่ยังไม่แน่นอน เช่น การยืนยันว่าจะดำเนินการอย่างหนึ่งอย่างใดได้ทันทีเมื่อครบกำหนด
2. ใช้ในจังหวะไหนของเคส
โดยทั่วไปหนังสือทวงถามใช้เมื่อยอดค้างชัดเจนแล้ว และก่อนที่จะพิจารณาขั้นตอนที่รุนแรงขึ้น หากค่าเช่าชำระเป็นรายเดือนหรือเป็นระยะยาวกว่ารายเดือน มาตรา 560 วางหลักให้บอกกล่าวให้ชำระภายในเวลาที่กำหนดซึ่งไม่น้อยกว่า 15 วันก่อน จึงจะพิจารณาบอกเลิกสัญญาได้
ในทางปฏิบัติ หนังสือฉบับนี้จึงมักเป็นเอกสารฉบับแรกของเคส เพราะเป็นตัวเริ่มนับกำหนดเวลาและเป็นหลักฐานว่าได้ให้โอกาสแก้ไขแล้ว
อ้างอิงตัวบท: ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 560
3. ส่งอย่างไรให้มีหลักฐาน
สิ่งที่ต้องพิสูจน์ได้ในภายหลังมีสองเรื่อง คือ “ส่งอะไรไป” และ “ผู้รับได้รับเมื่อไร”
- เก็บสำเนาหนังสือฉบับที่ส่งจริง พร้อมวันที่ออก
- เลือกวิธีส่งที่มีหลักฐานการส่งและการตอบรับ เช่น ไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ
- บันทึกเลขที่การส่งและวันที่ส่ง
- เก็บใบตอบรับหรือผลการจัดส่งไว้กับเอกสารของเคส
- หากส่งทางอื่นประกอบด้วย เช่น อีเมลหรือข้อความ ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานเสริม ไม่ใช่แทนที่
เหตุผลที่ต้องละเอียดกับเรื่องนี้ เพราะกำหนดเวลาหลายอย่างเริ่มนับจากการบอกกล่าว ถ้าพิสูจน์วันที่ไม่ได้ ขั้นถัดไปก็ยืนยันได้ยาก
4. ต่างจากหนังสือบอกเลิกสัญญาอย่างไร
สองฉบับนี้ทำหน้าที่คนละอย่าง และมักไม่ควรออกพร้อมกันโดยไม่มีเหตุผล
อ่านต่อเรื่องจังหวะของหนังสือบอกเลิกได้ที่ หนังสือบอกเลิกสัญญาเช่าใช้เมื่อไร
5. คำถามที่พบบ่อย
ส่ง LINE ทวงค่าเช่าแทนหนังสือได้ไหม
ข้อความ LINE อาจใช้เป็นหลักฐานว่าเคยติดต่อหรือแจ้งข้อเท็จจริงได้ แต่ไม่ควรสรุปว่าใช้แทนการบอกกล่าวที่เหมาะสมได้ในทุกกรณี ควรดูข้อสัญญา เนื้อหาที่ส่ง วิธีการส่ง และหลักฐานการได้รับประกอบ
ผู้เช่าไม่ยอมรับหนังสือ ต้องทำอย่างไร
เก็บหลักฐานการส่งและผลการจัดส่งไว้ตามจริง เช่น ผลการนำจ่ายหรือการคืนเอกสาร แล้วบันทึกไว้ในเคส ส่วนผลของการไม่รับหนังสือขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและกฎหมายที่ใช้บังคับในแต่ละกรณี
ต้องให้เวลากี่วันในหนังสือทวงถาม
ขึ้นอยู่กับข้อสัญญาและลักษณะของเคส หากเป็นกรณีตามมาตรา 560 ที่ค่าเช่าชำระเป็นรายเดือนหรือยาวกว่ารายเดือน กฎหมายวางหลักไว้ว่าต้องไม่น้อยกว่า 15 วัน
ก่อนจัดทำเอกสาร ตรวจสถานะเคสก่อน
ตอบ 4 คำถามสั้น ๆ เพื่อดูว่าเคสของคุณอยู่ขั้นไหน ควรตรวจอะไรก่อน และขั้นตอนถัดไปคืออะไร
ตรวจว่าเคสของฉันอยู่ขั้นไหน →ข้อมูลบนหน้านี้เป็นข้อมูลทั่วไปและคำอธิบายบริการ ไม่ใช่คำปรึกษากฎหมายเฉพาะกรณี สิทธิ ขั้นตอน เอกสาร และผลลัพธ์อาจแตกต่างกันตามข้อความในสัญญา ข้อเท็จจริง และกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับแต่ละกรณี หากเป็นข้อพิพาทหรือต้องดำเนินกระบวนการทางกฎหมาย ควรขอคำแนะนำจากผู้ประกอบวิชาชีพกฎหมาย